Trong bối cảnh hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng đóng vai trò then chốt trong mọi lĩnh vực, việc chủ động ứng dụng và đẩy mạnh chuyển đổi số đã trở thành một yêu cầu tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng công việc. Nhận thức rõ tầm quan trọng đó, trong nhiều năm qua, Phòng Quản lý Đào tạo và Nghiên cứu Khoa học (QLĐT&NCKH) với chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học, đã tích cực triển khai nhiều giải pháp ứng dụng CNTT, từng bước thực hiện chuyển đổi số trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, mang lại những chuyển biến tích cực.

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao và yêu cầu thực tiễn của công việc, Phòng QLĐT&NCKH đã chủ động tìm hiểu và áp dụng một số giải pháp công nghệ cụ thể. Một trong những bước đi nền tảng là việc thiết lập hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung thông qua máy chủ nội bộ và kết nối mạng LAN đồng bộ. Phòng đã lựa chọn một máy tính làm máy chủ, tạo riêng một thư mục dùng để lưu trữ các văn bản của phòng. Các máy tính khác trong phòng được kết nối vào cùng hệ thống mạng và được thiết lập để truy cập vào thư mục dùng chung trên máy chủ. Giải pháp này đã tránh được tình trạng dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát. Hiện nay, toàn bộ tài liệu, văn bản chung của phòng được quản lý tại một đầu mối duy nhất, giúp nhân viên, giảng viên của phòng tiết kiệm thời gian tìm kiếm, dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin cần thiết từ bất kỳ máy tính nào có kết nối vào mạng. Không chỉ vậy, việc dữ liệu liên tục được lưu trên máy chủ đảm bảo mọi nhân viên, giảng viên luôn có được thông tin mới nhất và nhất quán, tránh được những sai sót không đáng có do sử dụng tài liệu cũ. Đồng thời, phòng còn thực hiện chia sẻ máy in qua mạng LAN, giúp tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị tạo thuận tiện trong công việc hàng ngày, góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung của Phòng.

Song hành với việc tổ chức lưu trữ, vấn đề bảo toàn dữ liệu cũng được Phòng đặc biệt quan tâm. Phòng đã thực hiện giải pháp sao lưu tự động và định kỳ toàn bộ dữ liệu từ máy chủ lên dịch vụ lưu trữ đám mây Dropbox. Đây được xem là một lớp bảo vệ vững chắc, giúp đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu trước các rủi ro tiềm ẩn như sự cố máy tính, file bị nhiễm virus hay các lỗi vô ý từ người dùng. Giải pháp này đặc biệt tỏ ra rất hiệu quả với khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng và toàn vẹn khi có sự cố xảy ra, tránh làm gián đoạn công việc. Hơn nữa, tính năng lưu trữ lịch sử phiên bản của Dropbox còn cho phép dễ dàng truy xuất lại các phiên bản tài liệu cũ, một tính năng cực kỳ hữu ích khi cần đối chiếu, xem xét lại quá trình thay đổi hoặc khôi phục một phần nội dung đã bị chỉnh sửa hoặc xóa nhầm.

Không chỉ tối ưu hóa các quy trình nội bộ, Phòng còn chú trọng việc đổi mới hình thức triển khai công việc khi đã khi đã chuyển từ hình thức báo cáo tổng kết bằng văn bản sang video báo cáo tại Lễ Bế giảng các lớp Trung cấp Lý luận Chính trị (TCLLCT) học tại trường. Thay vì đọc các trang báo cáo dài khô khan, Phòng đã dựng video tổng kết quá trình học của lớp, thông tin được thể hiện các một cách trực quan, sinh động thông qua hình ảnh, số liệu, biểu đồ được lồng ghép khéo léo. Cách làm này không chỉ giúp cô đọng nội dung, làm nổi bật những kết quả đã đạt được mà còn tăng cường sự hấp dẫn, thu hút sự chú ý, lưu lại ấn tượng tốt đẹp về khóa học với học viên.

Bên cạnh các giải pháp mang tính hệ thống, các công cụ số tiện ích khác cũng được Phòng khai thác linh hoạt nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày. Nền tảng Zalo với việc thông qua việc tạo lập nhóm chat riêng cho toàn thể cán bộ Phòng, đã trở thành kênh trao đổi thông tin tức thời, triển khai nhiệm vụ nhanh chóng và phối hợp công việc hiệu quả, đặc biệt hữu ích trong việc xử lý các vấn đề phát sinh cần phản ứng nhanh. Song song đó, công tác số hóa tài liệu, hồ sơ cũng được Phòng chú trọng triển khai, từng bước chuyển đổi các tài liệu, hồ sơ quan trọng từ dạng giấy sang dạng điện tử thông qua việc quét (scan) và lưu trữ có hệ thống, giúp việc tra cứu, quản lý và bảo quản tài liệu trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

Đối với việc xử lý dữ liệu nghiên cứu khoa học, Phòng đã sử dụng ứng dụng Google Forms như một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc nhập liệu và thống kê sơ bộ các phiếu điều tra, khảo sát. Cụ thể, sau khi thu thập phiếu giấy, nhân viên trong phòng sẽ thiết kế một biểu mẫu Google Forms tương ứng và nhập dữ liệu từ phiếu giấy vào biểu mẫu trực tuyến này. Cách làm này tuy vẫn cần bước nhập liệu thủ công nhưng đã phát huy ưu điểm của Google Forms trong việc tự động tổng hợp dữ liệu, trích xuất kết quả dưới dạng bảng tính (Google Sheets) một cách nhanh chóng và giảm thiểu sai sót so với việc nhập và xử lý hoàn toàn thủ công, tạo thuận lợi bước đầu cho công tác phân tích dữ liệu của các đề tài nghiên cứu khoa học. Trong tương lai, Phòng định hướng sẽ tiến tới triển khai việc sử dụng Google Forms để thiết kế và gửi phiếu khảo sát trực tuyến, thay thế dần phiếu giấy nhằm tối ưu hóa hơn nữa quy trình thu thập và xử lý dữ liệu.

Trong công tác tổ chức kiểm tra, đánh giá học viên, Phòng đã ứng dụng phần mềm chuyên dụng để trộn đề kiểm tra trắc nghiệm một cách tự động cho các lớp bồi dưỡng ngạch Chuyên viên và Chuyên viên chính. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc trộn đề thủ công mà còn đảm bảo tính khách quan, công bằng cho học viên, tránh tình trạng gian lận trong quá trình thi.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới của phòng là việc phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan để xây dựng một phần mềm Quản lý Đào tạo chuyên dụng. Hệ thống này được kỳ vọng sẽ số hóa toàn diện các quy trình, nghiệp vụ liên quan đến công tác đào tạo, từ quản lý hồ sơ học viên, chương trình đào tạo, điểm số đến công tác báo cáo, thống kê, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ giảng viên và học viên.

Thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường về việc ứng dụng CNTT và xây dựng môi trường làm việc điện tử, Phòng đã, đang và sẽ tăng cường việc xử lý văn bản qua Hệ thống quản lý văn bản điện tử (iOffice). Đây là bước đi quan trọng hướng tới mục tiêu tăng tốc độ luân chuyển và xử lý văn bản, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành.

Chuyển đổi số là đòi hỏi tất yếu, một quá trình không thể đảo ngược. Những kết quả bước đầu đã khẳng định hiệu quả tích cực của các giải pháp mà Phòng Quản lý Đào tạo và Nghiên cứu Khoa học triển khai, góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng công tác chuyên môn; là nền tảng để phòng tiếp tục nghiên cứu, ứng dụng chuyển đổi số để tối ưu các công việc trong quá trình làm việc. Với sự chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường và sự nỗ lực của tập thể, Phòng sẽ tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, đóng góp thiết thực vào sự phát triển chung của Nhà trường và hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học

                                                                    ThS. Phạm Đức Phúc

                                                             Nhân viên phòng QLĐT&NCKH